Mengelola Registrasi dan Biaya Mahasiswa

Registrasi dan Biaya Mahasiswa

Modul Registrasi dan Biaya Mahasiswa digunakan untuk mengelola tagihan biaya kuliah mahasiswa pada setiap semester, mulai dari pembentukan biaya berdasarkan kategori UKT, pembuatan registrasi semester, hingga penyesuaian tagihan karena keringanan, beasiswa, atau perubahan kategori UKT.

---

1. Biaya Mahasiswa

Menu Biaya Mahasiswa digunakan untuk membentuk tagihan dasar mahasiswa berdasarkan kategori UKT yang telah ditetapkan.

💰 Generate Biaya Mahasiswa

Sebelum melakukan generate biaya, pastikan beberapa hal berikut telah sesuai:

• Semester aktif sudah ditetapkan dengan benar.
• Kategori UKT dan nominal UKT telah dikonfigurasi pada menu Kategori UKT.
• Setiap mahasiswa telah memiliki kategori UKT.
• Data mahasiswa berstatus aktif dan memenuhi syarat penagihan.

📋 Persiapan Data

Apabila terdapat mahasiswa yang belum memiliki kategori UKT, kategori dapat ditetapkan melalui:

Data Mahasiswa → Aksi Ekstra → Set Kategori UKT

Kategori UKT yang telah ditetapkan akan menjadi dasar pembentukan tagihan biaya mahasiswa.

⚙️ Generate Tagihan

Untuk membentuk tagihan biaya mahasiswa:

1. Buka menu Biaya Kuliah Mahasiswa.
2. Pastikan semester yang dipilih sudah benar.
3. Klik tombol Generate Biaya Mahasiswa.
4. Sistem akan membuat tagihan berdasarkan kategori UKT masing-masing mahasiswa.

Hasil generate akan membentuk:

• Komponen biaya mahasiswa.
• Nominal UKT.
• Nominal wajib bayar semester berjalan.

🔍 Verifikasi Hasil Generate

Gunakan filter berikut untuk melakukan pengecekan:

• Prodi
• Angkatan
• Semester

Lakukan pengecekan sampel pada beberapa mahasiswa untuk memastikan:

• Kategori UKT sudah sesuai.
• Nominal tagihan sudah benar.
• Komponen biaya telah terbentuk lengkap.

⚠️ Data yang Belum Terbentuk

Jika terdapat mahasiswa yang belum memiliki biaya:

• Periksa kategori UKT mahasiswa.
• Periksa status mahasiswa.
• Periksa data akademik mahasiswa.
• Lakukan perbaikan data kemudian generate ulang.

📥 Import Biaya Mahasiswa

Selain generate otomatis, biaya mahasiswa juga dapat ditetapkan melalui proses impor.

Langkah-langkah:

1. Klik tombol Import Biaya Mahasiswa.
2. Unduh template Excel.
3. Lengkapi data sesuai format.
4. Upload file Excel.
5. Simpan untuk memproses data.

Fitur ini umumnya digunakan untuk:

• Keringanan UKT.
• Beasiswa.
• Penetapan biaya khusus.
• Penyesuaian tagihan massal.

---

2. Registrasi Mahasiswa

Registrasi merupakan tagihan semester yang harus diselesaikan mahasiswa sebelum melakukan pengambilan Rencana Studi (RS/KRS).

📋 Prasyarat Registrasi

Sebelum melakukan generate registrasi, pastikan:

• Semester aktif sudah sesuai.
• Data biaya mahasiswa semester berjalan telah terbentuk.

⚙️ Generate Registrasi

Untuk membuat registrasi secara massal:

1. Buka menu Registrasi.
2. Pastikan semester yang dipilih sudah benar.
3. Klik tombol Generate Registrasi.

Sistem akan membuat registrasi untuk seluruh mahasiswa yang telah memiliki data biaya mahasiswa.

🔍 Identifikasi Mahasiswa Belum Registrasi

Sistem menyediakan beberapa cara untuk menemukan mahasiswa yang belum memiliki registrasi:

• Tombol Cek Data
• Filter Belum Registrasi

➕ Tambah Registrasi Manual

Apabila terdapat mahasiswa yang belum memiliki registrasi:

1. Klik tombol Cek Data.
2. Cari mahasiswa berdasarkan NIM.
3. Klik ikon Tambah Manual pada kolom aksi.
4. Klik tombol Centang untuk konfirmasi.

✅ Validasi Registrasi

Setelah registrasi terbentuk, lakukan pengecekan terhadap:

• Status Registrasi.
• Nominal Wajib Bayar.
• Sinkronisasi dengan data Biaya Mahasiswa.

Operator juga dapat mengklik data mahasiswa untuk melihat:

• Rincian tagihan.
• Status pembayaran.
• Tampilan pembayaran mahasiswa.

---

3. Penyesuaian Tagihan Mahasiswa

Fitur ini digunakan untuk melakukan perubahan tagihan mahasiswa karena perubahan kategori UKT, keringanan biaya, maupun beasiswa.

🔍 Akses Data Tagihan

1. Buka menu Biaya Mahasiswa.
2. Cari mahasiswa berdasarkan NIM.
3. Buka detail tagihan mahasiswa.

⚠️ Pemeriksaan Status Pembayaran

Sebelum melakukan perubahan, pastikan status pembayaran diperiksa terlebih dahulu.

Status Pembayaran	Tindakan
Belum Bayar	Tagihan dapat dihapus dan dibuat ulang.
Sudah Bayar	Penyesuaian harus mengikuti prosedur retur atau nota kredit sesuai SOP.

⚠️ Perhatian

Jangan menghapus tagihan yang sudah memiliki transaksi pembayaran karena dapat menyebabkan ketidaksesuaian data keuangan.

🗑️ Hapus Tagihan Lama

Jika tagihan belum dibayar:

• Gunakan aksi Hapus pada komponen biaya.
• Dokumentasikan alasan penghapusan pada catatan internal.

➕ Tambah Biaya Pengganti

Untuk membuat tagihan baru:

1. Klik Tambah Biaya Mahasiswa.
2. Pilih jenis penyesuaian.
3. Lengkapi data biaya.
4. Simpan perubahan.

📝 Jenis Penyesuaian

Jenis Penyesuaian	Deskripsi
Penetapan Ulang UKT	Mengubah kategori UKT mahasiswa sesuai keputusan terbaru.
Keringanan	Memberikan pengurangan biaya dalam bentuk persentase atau nominal tertentu.
Beasiswa	Menetapkan porsi biaya yang ditanggung oleh program beasiswa.

📄 Form Penyesuaian

Data yang perlu dilengkapi:

• Semester
• Komponen Biaya
• Nominal
• Keterangan
• Dasar Keputusan
• Periode Berlaku
• Penanggung Jawab

💾 Simpan Perubahan

Setelah seluruh data terisi:

• Tinjau kembali ringkasan perubahan.
• Klik Simpan untuk menerapkan penyesuaian.

Sistem akan memperbarui:

• Komponen biaya mahasiswa.
• Nominal wajib bayar.
• Informasi registrasi yang terkait.

🔎 Audit dan Validasi

Setelah perubahan berhasil dilakukan, lakukan pengecekan terhadap:

• Rincian komponen biaya.
• Total tagihan.
• Riwayat perubahan.
• Audit trail sistem.

🔄 Praktik Terbaik Pengelolaan Tagihan

Selalu lakukan verifikasi data sebelum melakukan perubahan biaya mahasiswa. Dokumentasikan setiap perubahan yang dilakukan agar proses audit dan pelacakan riwayat tagihan dapat dilakukan dengan mudah.